Duomenų tvarkymo sąlygos (DPA)

1. Šalys, vaidmenys ir taikymas

Klientas yra duomenų valdytojas, o MB Ozyro Automations, įmonės kodas 307547651, yra duomenų tvarkytojas. Jei Klientas pats veikia kaip kito valdytojo tvarkytojas, FirstReply yra subprocesorius. Sąvokos suprantamos kaip Bendrajame duomenų apsaugos reglamente (ES) 2016/679 („BDAR“).

DPA įsigalioja Kliento įgaliotam atstovui registracijos metu ją priėmus ir galioja, kol FirstReply tvarko Kliento duomenis. Priėmimo įraše saugoma dokumento versija, laikas, įmonės ir atstovo el. pašto momentinė kopija.

2. Kliento nurodymai

FirstReply tvarko asmens duomenis tik dokumentuotais Kliento nurodymais: šiomis sąlygomis, individualiu pasiūlymu, paskyros nustatymais ir teisėtais rašytiniais nurodymais. Jei nurodymas, FirstReply pagrįsta nuomone, pažeidžia duomenų apsaugos teisę, apie tai informuojame Klientą ir galime sustabdyti vykdymą iki paaiškinimo.

Kai tvarkyti reikalauja ES ar valstybės narės teisė, prieš tvarkymą informuojame Klientą, išskyrus kai tai draudžiama dėl svarbaus viešojo intereso.

3. FirstReply įsipareigojimai

FirstReply įsipareigoja:

• duomenis naudoti tik sutartai paslaugai teikti;
• užtikrinti, kad prieigą turintys asmenys būtų saistomi konfidencialumo;
• taikyti 9 skyriuje aprašytas saugumo priemones;
• padėti Klientui atsakyti į duomenų subjektų prašymus, valdyti incidentus, atlikti poveikio vertinimą ir konsultuotis su institucija, kiek tai susiję su FirstReply tvarkymu;
• pateikti pagrįstai reikalingą informaciją BDAR 28 straipsnio laikymuisi įrodyti;
• pasibaigus paslaugai grąžinti ar ištrinti duomenis pagal 8 skyrių.

4. Kliento įsipareigojimai

Klientas užtikrina, kad:

• turi teisėtą pagrindą rinkti ir FirstReply perduoti asmens duomenis bei pateikia duomenų subjektams privalomą informaciją;
• nurodymai yra teisėti, konkretūs ir atitinka duomenų kiekio mažinimo principą;
• nepersiunčia visos pašto dėžutės ir sąmoningai neteikia vaikų, specialių kategorijų, sveikatos, mokėjimo kortelių, slaptažodžių ar autentifikavimo duomenų;
• nustato tinkamas kainodaros, žmogaus peržiūros, automatinio siuntimo ir saugojimo taisykles.

5. Subprocesoriai

Klientas suteikia bendrą leidimą naudoti viešame sąraše nurodytus subprocesorius. FirstReply su jais sudaro sutartis, nustatančias iš esmės lygiavertes duomenų apsaugos pareigas, ir lieka atsakinga Klientui už jų veiksmus tiek, kiek numato BDAR ir sutartis.

Apie naują subprocesorių pranešama prieš 30 dienų. Klientas per šį terminą gali pagrįstai prieštarauti dėl duomenų apsaugos priežasčių. Jei tinkamos alternatyvos nėra, Klientas gali nutraukti paveiktą paslaugą iki pakeitimo įsigaliojimo.

6. Tarptautiniai perdavimai

FirstReply užtikrina, kad perdavimas už EEE ribų būtų grindžiamas BDAR V skyriuje numatytu mechanizmu, įskaitant tinkamumo sprendimą, ES standartines sutarčių sąlygas ir, kai būtina, papildomas technines ar organizacines priemones. Aktualios vietos ir tiekėjų apsaugos nurodytos Subprocesorių sąraše.

7. Duomenų subjektų prašymai ir incidentai

Jei FirstReply tiesiogiai gauna su Kliento duomenimis susijusį prašymą, jo nevykdo Kliento vardu be nurodymo, išskyrus teisinę pareigą, ir nepagrįstai nedelsdama perduoda Klientui. Pagalba teikiama atsižvelgiant į tvarkymo pobūdį ir FirstReply turimą informaciją.

Apie patvirtintą asmens duomenų saugumo pažeidimą pranešame Klientui be nepagrįsto delsimo, siekdami tai padaryti per 48 valandas nuo patvirtinimo. Pateikiame žinomą pažeidimo pobūdį, galimą poveikį, paveiktų duomenų ir subjektų apimtį, taikytas priemones bei kontaktą. Informacija gali būti teikiama etapais. Klientas atsako už pranešimus priežiūros institucijai ir duomenų subjektams.

8. Grąžinimas ir ištrynimas

Pasibaigus paslaugai Klientas turi 30 dienų po paslaugos pabaigos paprašyti duomenų eksporto. Po šio laikotarpio FirstReply ištrina aktyviose sistemose likusius Kliento duomenis, išskyrus teisinę saugojimo pareigą ar pagrįstą teisinių reikalavimų poreikį. Atsarginėse kopijose duomenys gali išlikti iki 90 dienų pagal kasdienių, savaitinių ir mėnesinių kopijų ciklą, yra izoliuoti nuo įprasto naudojimo ir pašalinami pagal kopijų ciklą.

9. Techninės ir organizacinės priemonės

10. Auditas

Ne dažniau kaip kartą per 12 mėnesių Klientui pateikiame pagrįstai reikalingus dokumentus ar klausimyno atsakymus. Jei jų nepakanka, Klientas gali prašyti papildomo nuotolinio audito, iš anksto suderinęs apimtį, laiką, konfidencialumą ir kaštus. Auditas negali pažeisti kitų klientų saugumo ar atskleisti jų duomenų. Po reikšmingo incidento šis dažnio ribojimas netaikomas.

11. Trukmė, atsakomybė ir kontaktai

DPA galioja tol, kol FirstReply tvarko Kliento duomenis. Atsakomybė reglamentuojama Naudojimosi sąlygomis, tačiau niekas šioje DPA nesumažina duomenų subjektų teisių ar atsakomybės, kurios negalima riboti pagal BDAR. Duomenų apsaugos pranešimai siunčiami legal@firstreply.lt.

12. Tvarkymo aprašymas